Nachrichtendienste (aber auch andere Organisationen, die im sicherheitsrelevanten Umfeld tätig sind, z.B. die NATO) arbeiten auf der Basis des "need to know", d.h. nur derjenige bekommt die Information, der sie zwingend brauch. Die Notwendigkeit dafür ist dem Umstand geschuldet, dass im Umgang mit vertraulichen Informationen gewisse Restriktionen sinnvoll erscheinen. Durch das Einschränken von Zugang zu Informationen soll der Kreis der Eingeweihten klein gehalten und die Möglichkeit einer undichten Stellen und eines Geheimnisverrats minimiert werden.
Der Nachteil dieses Prinzips ist, dass nur wenige in der Organisation einen Überblick über das Gesamtbild haben. Die Meisten sehen nur einen kleinen Ausschnitt. Diese Restriktion schränkt aber die Möglichkeit ein, über den eigenen Tellerrand hinaus die eigenen Informationen in den Zusammenhang einzubetten. Das würde aber unter Umständen den Wert der Information oder die eigene Perspektive verändern und verbessern.
Um die Qualität der nachrichtendienstlichen Arbeit zu verbessern, wird daher das Prinzip des "need to share" postuliert, d.h. dass alle Informationen innerhalb einer Organisation allen Mitarbeitern zugänglich sein sollten, ausser den sensitiven.
Obwohl Befürworter des "need to share" die steigende Effizienz dieses Prinzips als Argument anführen, kommen sie doch meist nicht aus den Nachrichtendiensten selbst. Die Arbeitskultur eines Nachrichtendienstes verhindert, dass ein so fundamentaler Wechsel der Arbeitskultur eintritt. Die gängige Auffassung ist, dass mein Wert als Person von der Anzahl der Geheimnisse abhängt, die nur ich kenne. Das ich auch der Fall, wenn diese Geheimnisse irrelevant, oder tatsächlich gar keine Geheimnisse sind. In der Realität ist es unwichtig, ob ich Geheimnisse kenne oder nicht, solange meine Mitarbeiter denken, dass ich Geheimnisse kenne.
So ist also ein vollkommen menschlicher Grund die Hauptursache, warum Geheimdienste nicht moderne Managementmethoden selbst anwenden.
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